MAKALAH PERENCANAAN

MAKALAH PERENCANAAN

                                                                                                              

Disusun oleh :

1.     ANDHI SUPRIYADI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SEMARANG 2014/2015

PERENCANAAN

A.    PENGERTIAN
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

B. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

C. Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

D. Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

E. Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi

2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

PENGORGANISASIAN

A.PENGERTIAN

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi.

2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan didikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3. Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.

4.  Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

                                         

Pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaanyang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

1.      Menegetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai.

2.      Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu.

3.      Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis.

4.      Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan.

5.      Penunjukkan sumberdaya manusia yang menguasai bidang keahliannya.

6.      Mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk.

                 

B.     Prinsip Pengorganisasian

Prinsip adalah suatu pernyataan dan suatu kebenaran yang pokok, yang memberikan suatu petunjuk kepada pemikiran dan tindakan. Prinsip merupakan dasar meskipun tidak mutlak. Prinsip tidak sama dengan undang-undang dan tidak berarti bahwa hasil yang sama akan terjadi dalam tiap situasi yang tampaknya sama. Dalam aplikasi manajemen, prinsip adalah fleksibel karena prinsip memperhatikan kondisi spesifik dan kondisi yang berubah. Prinsip merupakan pedoman, prinsip membantu dalam pengertian dan aplikasi manajemen, prinsip harus digunakan secar cermat dan bijak Prinsip-prinsip organisasi adalah

1. Organisasi dan tujuan

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.

2.  Esensi organisasi

Tanggung jawab pengorganisasian maupun tanggung jawab pelaksanaan selalu bersifat individual. Tanggung jawab didelegasikan dari seseorang

kepada oranglain. Individu yang menerima tanggung jawab membentuk suatu kewajiban yang juga bersifat pribadi. Apabila seorang manajer menerima jabatan, ia harus menerima dan memegang tanggung jawab

3.Tanggung jawab dan otoritas

Otoritas harus seimbang dengan tanggung jawab, artinya seseorang yang diberi tanggung jawab harus juga diberi otoritas untuk melaksanakan sesuatu yang diperlukan guna memenuhi tanggung jawab mereka.

4. Spesialisasi untuk efisiensi

Organisasi yang efektif membagi tanggung jawab dalam bagian sehingga mengadakan spesialisasi dan menambah efisiensi dalam masing-masing bagian tersebut.

5.Rentang kendali

Rentang kendali adalah tingkat pengendalian atau tingkat delegasi tanggung jawab. Prinsip ini menganggap bahwa terdapat batas tertentu terhadap jumlah bawahan yang dapat dikelola ileh seorang manajer.

Selain prinsip yang telah didiskripsikan diatas, terdapat sejumlah prinsip yang dipandangnya bermanfaat dalam mengelola organisasi. Prinsip tersebut memberikan pedoman untuk menyusun suatu system tugas dan otoritas yang saling berkaitan. 5 prinsip structural yang dimaksud sebagai berikut :

1.      Prinsip pembagian kerja

2.      Prinsip satu arah

3.      Prinsip sentralisasi

4.      Prinsip otoritas dan tanggung jawab

5.      Prinsip rantai komando

C. Proses Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.
3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis
5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

D. Struktur Organisasi

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.
2. Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
3. Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

 ACTUATING (PENGARAHAN)

A.    PENGERTIAN

Actuating (pengarahan) adalah fungsi managemen yang berhubungan dengan kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif secara efisien, agar terwujudnya tujuan dari perusahaan, karyawan bahkan masyarakat.Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.(organizing).

Hal yang penting untuk diperhatkan dalam pelaksanaan actuating ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

B.Fungsi dan peranan Actuating (pengarahan) dalam organisasi                  

Fungsi Actuating merupakan usaha untuk menciptakan kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.Fungsi actuating haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya.Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen :

1.      COORDINATING

Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan  perbedaan kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai .

2.      MOTIVATING

Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal.

3.      COMMUNICATION

Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan kerjasama (teamwork) yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.

4.      COMMANDING

Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi perusahaan.

Penggerakan(actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

Dengan pengarahan yang baik dari para atasan dan tujuan , visi dan misi yang jelas dari suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan itu sendiri, antara lain teamwork yang baik dan dapat memunculkan decision maker yang bagus. Karena decision maker dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.

Fungsi pundamental ketiga dari fungsi manajerial adalah menggerakan orang untuk melaksanakan aktifitas organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan.Menggerakan jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Sehingga bisa dikatakan fungsi actuating jauh lebih rumit oleh karena harus berhadapan langsung sehingga fungsi leadershif begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses planning dan pengorganisasian terlebih dulu.

.

C. Faktor yang dapat mempengaruhi actuating (pengarahan)

1.Faktor – faktor penghambat fungsi penggerakan

2.  Faktor – faktor pendukung fungsi penggerakan

D.Pentingnya actuating (pengarahan) dalam organisasi

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

KOMUNIKASI

A.PENGERTIAN

       Komunikasi adalah suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.

     B.KOMUNIKASI SOSIAL

Komunikasi sosial adalah Kegiatan komunikasi yang diaarahkan pada pencapaian suatu situasi integrasi sosial. Komunikasi sosial juga merupakan suatu proses pengaruh-mempengaruhi mencapai keterkaitan sosial yang dicita-citakan antar individu yang ada di masyarakat. Komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk menbangun konsep diri kita, aktualisasi diri, kelangsungan hidup, memperoleh kebahagian, terhindar dari tekanan dan ketegangan (lewat komunikasi yang bersifat menghibur) dan mempunyai hubungan dengan orang lain.

- Pembentukan konsep diri

- Pernyataan eksistensi diri

Adapun beberapa masalah yang menjadi penghambat integrasi bangsa dan integrasi sosial, yaitu :

1.      Integrasi bangsa melalui komunikasi antar generasi.

2.      Pengaruh luar negeri melalui komunikasi internasional dan ilmu pengetahuan.

3.      Akibat-akibat pembangunan sebagai unitended by products, contoh : pembangunan yang lebih banyak dikota dibandingkan dipedesaan.

                      

C.    KOMUNIKASI DAN PERUBAHAN SOSIAL

a.      Sistem Sosial

b.      Perubahan Sosial

Perubahan sosial adalah proses di mana terjadi perubahan struktur dan fungsi suatu sistem sosial. Perubahan tersebut terjadi sebagai akibat masuknya ide-ide pembaruan yang diadopsi oleh para anggota sistem sosial yang bersangkutan. Proses perubahan sosial biasa tediri dari tiga tahap:

1.      Invensi, yakni proses di mana ide-ide baru diciptakan dan dikembangkan

2.      Difusi, yakni proses di mana ide-ide baru itu dikomunikasikan ke dalam sistem sosial.

3.      Konsekuensi, yakni perubahan-perubahan yang terjadi dalam sistem sosial sebagai akibat pengadopsian atau penolakan inovasi. Perubahan terjadi jika penggunaan atau penolakan ide baru itu mempunyai akibat.

D.   Komunikasi Dan Perubahan Sosial

Salah satu tipe komunikasi sosial/komonikasi pembangunan yang paling menonjol adalah difusi. Difusi merupakan proses dimana inovasi tersebar ke dalam sistem sosial. Oleh karen itu, difusi dipandang sebagai kajian komunikasi tersendiri yang memokuskan telaahan tentang pesan-pesan yang berupa gagasan baru.

Unsur-unsur Difusi

(1) inovasi

(2) dikomunikasikan memlalui saluran tertentu

(3) dalam jangka waktu tertentu,

(4) anggota suatu sitem sosial.

Ciri karakteristik atau sifat inovasi terdiri dari:

1.      Keuntungan Relatif (Relative Advantage)

2.      Kompatibilitas (Compatibility)

3.      Kompleksitas (Complexity)

4.      Trialabilitas (Trialability)

5.      Obsevabilitas (Observability)

F.    KOMUNIKASI SEBAGAI PROSES SOSIAL

            Komunikasi sebagai proses sosial adalah bagian integral dari masyarakat. Secara garis besar komunikasi sebagai proses sosial di masyarkat memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : (1) Komunikasi menghubungkan antar berbagai komponen masyarakat. Komponen di sini tidak hanya individu dan masyarakat saja, melainkan juga berbagai bentuk lembaga sosial (pers, humas, universitas); (2) Komunikasi membuka peradaban (civilization) baru manusia; (3) Komunikasi adalah manifestasi kontrol sosial dalam masyarakat; (4) Tanpa bisa diingkari komunikasi berperan dalam sosialisasi nilai ke masyarakat; dan (5) Seseorang akan diketahui jati dirinya sebagai manusia karena menggunakan komunikasi. Itu juga berarti komunikasi menunjukkan identitas sosial seseorang.

E.     KOMUNIKASI SEBAGAI PROSES BUDAYA

            Dalam hubungannya dengan proses budaya komunikasi yang ditujukan kepada orang atau kelompok lain adalah sebuah pertukaran budaya. Dalam proses tersebut terkandung unsur-unsur kebudayaan, salah satunya adalah bahasa, sedangkan bahasa adalah alat komunikasi. Dengan demikian, komunikasi juga disebut sebagai proses budaya.

MOTIVASI

A.PENGERTIAN

Motivasi adalah sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi.

B.Teori-teori motivasi

• Teori Insentif: Yaitu teori yang mengatakan bahwa seseorang akan bergerak atau mengambil tindakan karena ada insentif yang akan dia dapatkan. Misalnya, Anda mau bekerja dari pada sampai sore karena Anda tahu bahwa Anda akan mendapatkan intensif berupa gaji. Jika Anda tahu akan mendapatkan penghargaan, maka Anda pun akan bekerja lebih giat lagi. Yang dimaksud insentif bisa tangible atau intangible. Seringkali sebuah pengakuan dan penghargaan, menjadi sebuah motivasi yang besar.
• Dorongan Bilogis: Dalam hal ini yang dimaksud bukan hanya masalah seksual saja. Termasuk di dalamnya dorongan makan dan minum. Saat ada sebuah pemicu atau rangsangan, tubuh kita akan bereaksi. Sebagai contoh, saat kita sedang haus, kita akan lebih haus lagi saat melihat segelas sirup dingin kesukaan Anda. Perut kita akan menjadi lapar saat mencipum bau masakan favorit Anda. Bisa dikatakan ini adalah dorongan fitrah atau bawaan kita sejak lahir untuk mempertahankan hidup dan keberlangsungan hidup.
• Teori Hirarki Kebutuhan: Teori ini dikenalkan oleh Maslow sehingga kita mengenal hirarki kebutuhan Maslow. Teori ini menyajikan alasan lebih lengkap dan bertingkat. Mulai dari kebutuhan fisiologis, kebutuhan akan kemanan, kebutuhan akan pengakuan sosial, kebutuhan penghargaan, sampai kebutuhan akan aktualisasi diri.
• Takut Kehilangan vs Kepuasan: Teori ini mengatakan bahwa apda dasarnya ada dua faktor yang memotivasi manusia, yaitu takut kehilangan dan demi kempuasan (terpenuhinya kebutuhan). Takut kehilangan adalah adalah ketakutan akan kehilangan yang sudah dimiliki. Misalnya seseorang yang termotivasi berangkat kerja karena takut kehilangan gaji. Ada juga orang yang giat bekerja demi menjawab sebuah tantangan, dan ini termasuk faktor kepuasan. Konon, faktor takut kehilangan lebih kuat dibanding meraih kepuasan, meskipun pada sebagian orang terjadi sebaliknya.
• Kejelasan Tujuan: Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan).

PENGAWASAN

A.  PENGERTIAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan .The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.

B. SYARAT-SYARAT PENGAWASAN

   1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
   2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
   3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
   4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
   5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
   6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
   7. Pengawasan harus ekonomis.
   8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
   9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

C. TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN

Menurut Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

1.    Adaftasi Lingkungan

Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaftasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih saat ini , kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik. Namun saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai ujung tombak kegiatan sehari-hari.

2.    Meminimalkan kegagalan

Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka perusahaan berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah bagian produksi hanya menghasilkan 9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan 1000 unit tidak memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000 unit dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar target tersebut terpenuhi.

3.    Meminimumkan biaya

Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka biaya dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas 1000 unit tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya malah menambah beban biaya produksi.

4.    Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen lebih mudah untuk dilakukan.

D. PENTINGNYA PENGAWASAN

1.  Perubahan lingkungan organisasi

2.  Peningkatan kompleksitas organisasi

3.  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

4.  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

5.  Komunikasi

6.  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

E.  BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1.    Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering  controls, preliminary control).

2.    Pengawasan Concurrent (concurrent control ).

3.    Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls).

F.  TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

1.Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar fisik

b. standar moneter (biaya)

c. standar waktu

2.Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

3.Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

4.Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

5.Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

G. JENIS-JENIS PENGAWASAN

1.   Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi

2.   Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar.

pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan

3.    Pengawasan Aktif dan Pasif

                                                     

H.    MANFAAT PENGAWASAN

1. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

2. Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja

3. Untik menerima informasi dan perspektif lain mengenaipekerjaan seseorang

4. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

5. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja

6. Untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan

7. Untuk merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi dan frofesional yang lebih baik

8. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

9. Untuk memastikan kualitas pekerjaan.